浅谈“开发信”

综合

浅谈“开发信”

平时大家都有写开发信,尤其是在写的时候不知道自己该写什么样的内容,字数方面如何注意,而且很多业务员都在抱怨说开发信的效果很差劲,每天几十封甚至几百封的开发信发出去但是几乎都是石沉大海,回复率非常低。我个人总结一下大概有以下几个原因:

 

首先,是邮箱的使用问题。众所周知,做外贸使用的邮件是通过国内的服务器发送,然后经过国外的服务器再发到对方的邮箱里。如果说你发出去的邮件直接被国外的服务器拦截的话那就到不了对方的邮箱上。

 

因此,强烈建议用付费的企业邮箱,这样发出去的邮件安全系数高,不容易被拦截,也不容易被国外的黑客攻击。其它的一些邮箱也可以考虑像yahoo,hotmail以及Gmail等国际邮箱;但是不要用QQ、新浪、搜狐等国内的个人邮箱,那样经常会被国外服务器拦截。如果邮箱的安全性没有问题的话;在开发信的内容和标题上可以开始动笔了。

 

通常一篇好的开发信有包括以下的内容:

 

1.主题要明确、邮件的内容不要过长。

 

首先说明下主题,通常要想让你的开发信首先获得对方的好感,使得对方在收件箱看到你的邮箱标题后能够马上打开,不至于把它放到垃圾邮件中一定要做到标题醒目。

 

比如:在主题这一栏里面:可以这么设定:

要介绍的产品/对方的醒目/供应商名称(写开发信的供应商)

举个例子:promotion gift/收件人姓名/供应商名称 

 

这样的目的是让对方知道这封开发信是专门针对他的,所标注的产品也是对方目前有在做的产品,后面加上供应商的名称就是让对方对你产生印象。因为买家每天的邮箱里都收到了来自全世界成千上万封邮件。如果标题没有明确的主题的话,他们一律是不会去看的。标题确认以后,可以写内容了;

 

2.内容大致的原则就是简单、明了、突出重点。

 

因为老外每天都有很多做不完的工作;他们没有时间去看长篇大论。通常有最简洁的语言描述出来就可以了。比方说,我会这样写:

 

Dear XXX

 

This is XXX (业务员的姓名)from XXX (公司名称)

We professionally produce all kind electric & cable fittings, with year overseas marketing experience.

Free sample can be provided to you for test. Reply me, let’s talk details.

 

Thanks & Best Regards

姓名 职务 公司名称

 

一封简单的开发信就可以了。

 

当然如果你的产品有做过行业性的大买家的单子、产品有做过认证、有获得过跨国公司的验厂报告的话都可以在邮件里面简单提下。这样的目的是让对方知道,你们的产品无论在企业硬件还是产品质量上都是非常可靠的。

 

一封邮件老外平均阅读的时间大约是用5-8秒,最多不会超过10秒。如果邮件的内容写得太多太花俏的话,对方根本不会去看的内容,更不用说回复。内容上大致分3段,每段用1-3句简单说下就行了,如果要表述很多内容可以分几封邮件进行描述。

 

第一封邮件里面不要加入链接和产品图片,第二封、第三封就可以采用了。当然开发信尽可能不要用群发,每个客人的采购方式和背景都是不一样的。写开发信之前先登录对方的官方网站去了解下对方的网站上主要经营什么产品、终端客户、以及他们的企业新闻公告,根据他们网站上的一些重点产品来推荐下你们自己手上目前能够匹配的产品。

 

同时你们可以把有做过这个国家其它客人的成功案例描述下,目的是让对方知道你的产品在这个国家不但能卖得动而且还卖得很红火的。关于字数方面能用1个单词表达的就不要用2个单词,能用一句话描述的就不要用2句话。

 

第一封邮件的内容上有没有亮点是决定对方会不会回复你的首要原因。第一封信发过去之后,紧接着第二封邮件里可以附上你们的产品目录、B2B的电子商务平台的链接、产品图片等等。记住邮件里面的所有的附件加在一起不要超过1M,否则容易被退信。第三封邮件可以给对方推荐下你们的产品哪些卖得比较好,尤其是在对方国家或者对方周边国家畅销的产品,目的就是要吊起对方的胃口,使对方有兴趣和你一直聊下去。

 

在邮件的署名上,大家可以把自己的联系方式,邮箱、电话、Skype都附上。但是不要主动去添加对方的Skype,除非对方有需要,否则即使添加进去对方也不会轻易地和你在线聊天。没封邮件写好之后先不要急着发送,自己先过目一下看下有哪些地方要修改的。一直修改到自己觉得满意了为止。没封邮件写好之后先不要急着发送,自己先过目一下看下有哪些地方要修改的,一直修改到自己觉得满意了为止。

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