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采购角度看业务:了解生产周期和下单规律

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感谢小Can的投稿。

作为外企的国内采办,可以说安排订单一直是我们工作中的重心。这次主要是写采购和业务中都常见的问题,生产周期和下单规律。

先来说生产周期(Period of Production)

这里的生产周期定为下单后,从 产前样 (pre-production samples) 开始到 CRD ( 货物出运 Cargo Ready Date) 的时间段。

根据订单的不同性质,分为:

  • 头次买(1st Time Buy) 或者返单(Replenished)。
  • 供应商出口订单(Direct Import) 或 供应商国内订单(Domestic)

不同供应商的产能不同,因此如果不做数据处理就会非常混乱。简单表格统计之后,几家供应商的生产周期大致如下图:

注:供应商出口订单一般要涉及到第三方测试和验货,而通常供应商国内订单要求相对简化,因此DI订单的生产周期会比Domestic订单的生产周期长一些不难理解。

以上是一个简单的各供应商的生产周期的图示表格。接下来,我们来看看下单规律。

讲下单规律之前,为了方便理解和消化,小can再次将订单项目划分为两种:

  • Promotion Order(促销单,一次性下单)
  • Inline Order(会有翻单的长期订单项目,为期至少一年)

促销单显然把头次买(1st Time Buy) 的流程走完基本就over了,而 Inline Order除了头次买,还会包含返单补货。

正好今天收到国外总部的邮件,Spring 2015 Domestic (Inline)项目的所有订单全部确定下来了,那么小can就以2015的春季项目为例吧。

一般春季项目的订单,都会在9月底之前全部下给供应商。为什么?这就要回到第一点,工厂的生产周期及相对固定的船期安排了。

我们先顺着推,9月20日下单,按照 demostic 的1st Time Buy production timeline,(下单日期+生产周期) 最快的出运时间是11月5日,最迟的出运时间就是11月29日。看起来还早啊,离2015年还有一个多月,其实不是的。

货发之后,我们还要算货物在海上漂的时间,除去一些运输时间较短(20天左右)的东南亚、美国西部地区,货物去其它国家和地区的海运时间在40天左右,加上报关清关时间,整个海运时间就在55天左右。

这样,货物到达客人仓库时间已经到了2015年的1月24号,最后客户还要根据零售商订单,从自家仓库分别送去不同的卖点,路上也会耗费一些时间,真正春季项目到门店开卖日期就是2月5日。

如此类推,1st Time Buy的订单的下单时间根据项目(Spring 2015, Christmas Promotion, Fall 2014等)的不同是有迹可循的。圣诞节的促销项目下单时间不会晚于5月底,Fall 2014的下单时间不会晚于4月底。

我们现在根据不同项目的下单日期倒推,第三个业务跟踪要点就很自然而然的出现了。

例如,贵司主打圣诞节促销礼品,那么在每年的4月之前就必须推荐圣诞节促销新品,而且3-4月份这个阶段攻势强一些为妙。因为在这个阶段,Buyer和Sales讨论筹备并且确认的正是这一年的圣诞节促销项目。春季新品设计最好的推销月份为6-7月份,上半年的Buy Trip推销在2-3月份,下半年的Buy Trip推荐在7-8月份。

 

以上是普通消费品的1st Time Buy下单规律以及业务跟踪点,现在提一下 返单(Replenished Order) 的下单规律。

Replenished Order下单规律最主要影响到的是供应商的备料和排产。客户会根据供应商的翻单生产周期,自家的仓库库存情况以及销售预期来制定计划安排下单。

针对相熟的老客户,业务可以询问季度或年度Order Forecast,以此为依据订购物料和安排生产。集中的物料采购可以降低采购物料的成本,及时的销售补足降低交期延误等额外损失,合理库存降低不必要的库存成本。

由此可见,精准的预期及计划是灰常有用滴。不过,要提防客人不合理的Order Forecast,有时客人过度乐观造成的excess inventory有可能会无耻的要求你共同承担。

至于工程类产品,小can不太熟悉,下面引用一个鬼姐的例子。

比如五星级酒店采购家具,这个酒店在刚开始立项的时候,就开始做预算、招标,各种产品的供应商都要参与投标,比如家具,建材,门窗,地板,洗浴产品,毛巾窗帘。。。。等等,都选中之后,才开始真正的建酒店,一年半载酒店建好。在这个过程中依次的再次招标谈合同细节,等到酒店快建好,才开始陆续敲定家具一些物品的采购订单。

这一个过程,来来回回会谈很多次,不停的折腾,不停的打样,甚至不停地修正完善方案;从第一次投标到最后真正签下来合同供货,中间基本上要经历1.5-2年。所以知道了这个节奏,你就该知道自己处于哪个阶段,该往哪发力。

说白了,这是从时间点上来把握跟踪业务,Buyer跟Sales们每年根据既定的时间点项目来忙乎,看有心人是否能在节点上握住机会。

买卖买卖,买是离不开卖的,买卖的最终目的是实现产品的价值,卖的职责是支持协助甚至引导买充分实现产品价值的最大化。

刘瑞春
麦客网络作者 Google+

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